Επειδή δεχόμαστε πολλές σχετικές ερωτήσεις και επειδή πολλά λέγονται λάθος, ακόμα και από «επίσημα χείλη», με αποτέλεσμα να προκύπτει σύγχυση των ενδιαφερομένων, βάζουμε το όλο θέμα στη σωστή του βάση.
ΠΑΝΗΓΥΡΙΑ
Τα πανηγύρια, οι χοροεσπερίδες, οι μουσικές βραδιές και οι τοπικές πολιτιστικές εκδηλώσεις αποτελούν αναπόσπαστο κομμάτι της κοινωνικής ζωής των χωριών και των μικρών κοινοτήτων. Πίσω από κάθε τέτοια εκδήλωση βρίσκεται συνήθως ένας πολιτιστικός σύλλογος, μια ομάδα εθελοντών, ένα διοικητικό συμβούλιο και δεκάδες άνθρωποι που προσφέρουν χρόνο, εργασία και προσωπική φροντίδα για να κρατηθεί ζωντανή η τοπική παράδοση. Ταυτόχρονα, όμως, οι εκδηλώσεις αυτές έχουν και οικονομική διάσταση: πωλούνται φαγητά, ποτά, κουπόνια, ενισχύσεις, λαχνοί ή συμμετοχές, ώστε να συγκεντρωθούν χρήματα για τις ανάγκες του συλλόγου.
Τα τελευταία χρόνια, πολλοί σύλλογοι βρίσκονται μπροστά σε ένα πρακτικό και φορολογικό ερώτημα: χρειάζεται ταμειακή μηχανή για ένα πανηγύρι; Πρέπει να εκδίδονται αποδείξεις λιανικής; Αρκούν τα κουπόνια; Ποια είναι η σωστή διαδικασία ώστε ο σύλλογος να είναι καλυμμένος σε περίπτωση ελέγχου;
Η απάντηση δεν είναι ούτε πρόχειρη ούτε απόλυτη. Δεν ισχύει ότι κάθε πολιτιστικός σύλλογος, επειδή διοργανώνει ένα πανηγύρι τον χρόνο, υποχρεώνεται αυτομάτως να έχει ταμειακή μηχανή. Ισχύει, όμως, ότι η εκδήλωση πρέπει να οργανώνεται σωστά, να τεκμηριώνεται πλήρως και να πληροί συγκεκριμένες προϋποθέσεις.
ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΕΥΚΑΙΡΙΑΚΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗ
Η νομοθεσία για τον ΦΠΑ αναγνωρίζει ειδική απαλλαγή για εκδηλώσεις που διοργανώνονται από μη κερδοσκοπικά πρόσωπα, όπως πολιτιστικοί ή μορφωτικοί σύλλογοι, όταν οι εκδηλώσεις γίνονται για την οικονομική τους ενίσχυση και προς αποκλειστικό όφελός τους. Πρόκειται για εκδηλώσεις που δεν αποτελούν συστηματική εμπορική δραστηριότητα, αλλά έχουν ευκαιριακό χαρακτήρα.
Αυτό σημαίνει ότι άλλο είναι ένας σύλλογος που οργανώνει μία ή λίγες πολιτιστικές εκδηλώσεις τον χρόνο για να καλύψει τις ανάγκες του και άλλο μια μόνιμη ή συχνή εμπορική δραστηριότητα πώλησης φαγητού, ποτών ή άλλων ειδών. Η διαφορά αυτή είναι καθοριστική. Ο πρώτος μπορεί να κινηθεί στο πλαίσιο της απαλλαγής, εφόσον τηρηθούν οι προϋποθέσεις. Ο δεύτερος κινδυνεύει να θεωρηθεί ότι ασκεί κανονική οικονομική δραστηριότητα, με όλες τις φορολογικές συνέπειες.
ΤΟ ΟΡΙΟ ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΕΝΑ ΠΑΝΗΓΥΡΙ
Ένα από τα συχνότερα λάθη που ακούγονται είναι ότι ο σύλλογος μπορεί να κάνει μόνο μία εκδήλωση τον χρόνο ή ότι για ένα και μόνο πανηγύρι απαιτείται οπωσδήποτε ταμειακή μηχανή. Η ισχύουσα ρύθμιση δε θέτει όριο μίας εκδήλωσης. Το όριο της απαλλαγής είναι μέχρι τέσσερις εκδηλώσεις ανά έτος, υπό την προϋπόθεση ότι πρόκειται πράγματι για εκδηλώσεις οικονομικής ενίσχυσης και ότι δε δημιουργείται κίνδυνος στρέβλωσης του ανταγωνισμού.
Το κρίσιμο, λοιπόν, δεν είναι μόνο ο αριθμός. Είναι κυρίως ο χαρακτήρας της εκδήλωσης. Αν το πανηγύρι γίνεται από τον πολιτιστικό σύλλογο, για τους σκοπούς του συλλόγου, χωρίς διανομή κερδών σε μέλη ή τρίτους, χωρίς μόνιμη εμπορική εκμετάλλευση και με πλήρη φάκελο τεκμηρίωσης, τότε η διαδικασία μπορεί να καλυφθεί ως ευκαιριακή εκδήλωση οικονομικής ενίσχυσης.
Η ΔΗΛΩΣΗ ΣΤΗΝ ΑΑΔΕ
Βασική προϋπόθεση είναι η εμπρόθεσμη υποβολή υπεύθυνης δήλωσης προς την ΑΑΔΕ. Η δήλωση πρέπει να υποβάλλεται τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από την εκδήλωση, συνήθως μέσω της εφαρμογής «Τα Αιτήματά μου» στο myAADE, προς την αρμόδια φορολογική αρχή.
Στη δήλωση πρέπει να περιγράφονται τα στοιχεία του συλλόγου, η ημερομηνία, η διάρκεια και ο τόπος της εκδήλωσης, το είδος των αγαθών ή υπηρεσιών που θα διατεθούν, καθώς και ο αριθμός των προηγούμενων εκδηλώσεων που έχουν δηλωθεί μέσα στο ίδιο έτος. Επίσης, πρέπει να δηλώνεται ότι η εκδήλωση γίνεται για την οικονομική ενίσχυση και προς αποκλειστική ωφέλεια του συλλόγου.
Η δήλωση αυτή δεν είναι άδεια διοργάνωσης πανηγυριού. Δεν αντικαθιστά τυχόν άδεια Δήμου, παραχώρηση χώρου, άδεια μουσικής, υγειονομικές προϋποθέσεις ή άλλες εγκρίσεις. Καλύπτει το φορολογικό σκέλος της απαλλαγής ΦΠΑ.
ΚΟΥΠΟΝΙΑ ΚΑΙ ΔΕΛΤΙΑ ΤΡΑΠΕΖΙΟΥ
Τα κουπόνια και τα δελτία τραπεζιού μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως εσωτερικά στοιχεία παρακολούθησης των εισπράξεων. Πρέπει να είναι αριθμημένα, να έχουν σειρά, να αναγράφουν την εκδήλωση, το είδος, την αξία όπου χρειάζεται και να συμφωνούν στο τέλος με την καταμέτρηση των χρημάτων.
Δεν πρέπει, όμως, να εμφανίζονται ως φορολογικά στοιχεία. Δεν πρέπει να γράφουν «απόδειξη», δεν πρέπει να αναγράφουν ΦΠΑ και δεν υποκαθιστούν τιμολόγια, αποδείξεις λιανικής ή ταμειακή μηχανή. Η σωστή ένδειξη είναι ότι πρόκειται για «εσωτερικό κουπόνι εκδήλωσης» ή «εσωτερικό δελτίο τραπεζιού» και ότι δεν αποτελεί φορολογικό στοιχείο.
Η αξία τους δε βρίσκεται στο ότι είναι φορολογικά παραστατικά. Βρίσκεται στο ότι βοηθούν τον σύλλογο να αποδείξει πόσα κουπόνια εκδόθηκαν, πόσα διατέθηκαν, πόσα επιστράφηκαν, τι εισπράχθηκε και πώς συμφωνούν τα χρήματα με τα είδη που πωλήθηκαν.
Ο ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ
Για να είναι ο σύλλογος ουσιαστικά καλυμμένος, δεν αρκεί να γίνει μια δήλωση στην ΑΑΔΕ και να τυπωθούν κουπόνια. Χρειάζεται πλήρης φάκελος εκδήλωσης. Ο φάκελος αυτός πρέπει να περιλαμβάνει απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου πριν από την εκδήλωση, υπεύθυνη δήλωση προς την ΑΑΔΕ και αριθμό πρωτοκόλλου, τυχόν αφίσα ή πρόσκληση, τιμοκατάλογο, αριθμημένα κουπόνια ή δελτία τραπεζιού, συγκεντρωτική κατάσταση εισπράξεων, παραστατικά εξόδων, κατάσταση πληρωμών και απολογιστικό πρακτικό Δ.Σ. μετά την εκδήλωση.
Ιδιαίτερη σημασία έχουν και τα έξοδα. Οι προμήθειες τροφίμων, ποτών, μουσικής, ηχητικών, εξοπλισμού ή λοιπών υπηρεσιών πρέπει να καλύπτονται με νόμιμα παραστατικά στο όνομα και στο ΑΦΜ του συλλόγου, όπου αυτό απαιτείται. Όσο μεγαλύτερα είναι τα ποσά, τόσο πιο σημαντική είναι η τραπεζική εξόφληση και το καθαρό ίχνος πληρωμής.
Ο ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΚΔΗΛΩΣΗ
Μετά το τέλος της εκδήλωσης πρέπει να γίνει καταμέτρηση και συμφωνία. Ο ταμίας ή η επιτροπή διοργάνωσης πρέπει να ελέγξει τα μετρητά, τις πληρωμές μέσω POS ή IRIS αν υπάρχουν, τα κουπόνια, τα δελτία τραπεζιού και τις εισπράξεις ανά κατηγορία. Στη συνέχεια συντάσσεται συγκεντρωτική κατάσταση εισπράξεων και κατάσταση εξόδων.
Το Διοικητικό Συμβούλιο πρέπει να συνεδριάσει και να εγκρίνει τον οικονομικό απολογισμό: πόσα εισπράχθηκαν, πόσα δαπανήθηκαν, ποιο είναι το καθαρό αποτέλεσμα υπέρ του συλλόγου και ποια δικαιολογητικά τηρούνται στον φάκελο. Το ποσό που απομένει, ή κατά προτίμηση οι συνολικές εισπράξεις με καθαρή αποτύπωση των εξόδων, πρέπει να κατατίθεται στον τραπεζικό λογαριασμό του συλλόγου.
ΠΟΤΕ ΥΠΑΡΧΕΙ ΚΙΝΔΥΝΟΣ
Κίνδυνος δημιουργείται όταν η εκδήλωση γίνεται χωρίς εμπρόθεσμη δήλωση, όταν δεν υπάρχει απόφαση Δ.Σ., όταν δεν τηρούνται παραστατικά εξόδων, όταν δεν υπάρχει καταμέτρηση, όταν τα χρήματα δεν καταλήγουν στον σύλλογο ή όταν η δραστηριότητα επαναλαμβάνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να μοιάζει με κανονική εμπορική εκμετάλλευση.
Επίσης, πρόβλημα μπορεί να υπάρξει αν ο σύλλογος λειτουργεί ουσιαστικά μόνιμο κατάστημα, κυλικείο, μπαρ ή χώρο εστίασης, πέρα από τις ευκαιριακές εκδηλώσεις. Εκεί η εικόνα αλλάζει και μπορεί να ανακύψουν κανονικές φορολογικές υποχρεώσεις, συμπεριλαμβανομένων υποχρεώσεων για ΦΠΑ, αποδείξεις λιανικής και φορολογικό μηχανισμό.
ΕΝ ΚΑΤΑΚΛΕΙΔΙ
Οι πολιτιστικοί σύλλογοι δεν πρέπει να φοβούνται να οργανώσουν τις παραδοσιακές τους εκδηλώσεις. Πρέπει όμως να τις οργανώνουν με τάξη, διαφάνεια και τεκμηρίωση. Το πανηγύρι δεν είναι απλώς μια βραδιά γλεντιού. Είναι και μια οικονομική πράξη του συλλόγου, που πρέπει να αφήνει καθαρό ίχνος.
Η ασφαλής λύση δεν είναι η προφορική συμβουλή του τύπου «βάλε ταμειακή» ή «δε χρειάζεται τίποτα». Η ασφαλής λύση είναι: απόφαση Δ.Σ., δήλωση στην ΑΑΔΕ, αριθμημένα εσωτερικά κουπόνια ή δελτία, νόμιμα παραστατικά εξόδων, συγκεντρωτική κατάσταση, απολογιστικό πρακτικό και τραπεζική κατάθεση.
Έτσι προστατεύεται και ο σύλλογος και τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου. Και κυρίως, προστατεύεται ο ίδιος ο θεσμός των τοπικών πολιτιστικών εκδηλώσεων, που χρειάζονται λιγότερη σύγχυση, περισσότερη οργάνωση και καθαρούς κανόνες.
Παναγιώτης Ξεροβάσιλας
Οικονομολόγος – Σύμβουλος επενδύσεων και επιχειρήσεων
